שיתוף קבצים בארגון – הדרך הנוחה ביותר
שיתוף קבצים בארגון נדרש כדי להעביר ידע נחוץ בין העובדים והמנהלים וכן לשלוח בקשות לגורמים חיצוניים. אה אינם קבצים אישיים אלא מקצועיים ולכן השיתוף הכרחי לביצוע פעולות שוטפות מדי יום. אם למשל הארגון עובד על פרויקט חדש ויש חלוקת עבודה בין כמה עובדים – שיתוף נכון יוביל לכך שכל אחד יתרום את חלקו לטובת הארגון וימנע מצב של חוסר תיאום בין העובדים עליהם הוטל ביצוע הפרויקט. שיתוף קבצים דורש גם יכולת להעביר קבצים אל גורמים חוץ ארגוניים כמו חברות איתן יש שיתוף פעולה או מומחים חיצוניים. עבודה כזו מחייבת סנכרון בין גורמים רבים כדי למנוע תקלות ונזקים לעבודה המשותפת.
שיתוף הקבצים חייב להיות אפקטיבי ולאפשר גישה מהירה ויעילה לכל הנוגעים בדבר. לכן חשוב שיהיה ניתן לגשת אליהם גם ממכשירים סלולריים ומטאבלטים ולא רק ממחשבים נייחים או לפטופים. בצורה זו יהיה אפשר לגשת אליהם גם כאשר עובדים נמצאים בחו"ל או מחוץ למשרד וכן תתאפשר גישה לשותפים עסקיים. שיתוף הקבצים חייב לאפשר גם העברת קבצים גדולים ממקום למקום וטיפול אפקטיבי בהם. ההעברה צריכה להיות יעילה ומהירה וכמובן שגם מאובטחת ברמות הגבוהות ביותר כמו חיתום דיגיטלי ממש, וזאת כדי למנוע דליפת מידע לגורמים שאינם מורשים או ליריבים עסקיים. סכנה זו משמעותית במיוחד בעבודה מול שותפים עסקיים ולכן יש למנוע את האפשרות לדליפת מידע ולסגור את הפרצה הקוראת לגנב.
מערכת אפקטיבית לשיתוף קבצים בארגון תכלול את כל המשתמשים המורשים ותעניק להם את היכולת לבצע את כל הפעולות הנדרשות וגם תנמע מאחרים את הגישה למסמכים המסווגים. אלמנט חשוב נוסף בהקשר זה הוא הקמת ארכיון דיגיטלי לארגון, בו יהיו שמורים מסמכים חשובים שהיו חלק מפרויקטים שנעשו. הארכיון חשוב במיוחד כשתצטרכו לשחזר תהליכים מהעבר אם יהפכו שוב לרלוונטיים. שיתוף קבצים נדרש גם לאנשי המכירות, ולא רק לאנשי המקצוע, מאחר שהוא מייעל את עבודתם והמידע המופיע בקבצים הכרחי עבורם כדי להגיע ללקוחות קיימים וחדשים ולנהל משא ומתן על רכישת המוצרים שהארגון שלכם מייצר. הדבר נכון במיוחד לאנשי מכירות חדשים שיצטרכו להכיר את דרכי העבודה של הארגון.
> בעל עסק ומנהל עסקאות אונליין? הכר מושג חשוב – פייפדרייב