שיתוף קבצים בארגון – הדרך הנוחה ביותר

שיתוף קבצים בארגון

שתפו את המאמר ברשתות החברתיות

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

שיתוף קבצים בארגון נדרש כדי להעביר ידע נחוץ בין העובדים והמנהלים וכן לשלוח בקשות לגורמים חיצוניים. אה אינם קבצים אישיים אלא מקצועיים ולכן השיתוף הכרחי לביצוע פעולות שוטפות מדי יום. אם למשל הארגון עובד על פרויקט חדש ויש חלוקת עבודה בין כמה עובדים – שיתוף נכון יוביל לכך שכל אחד יתרום את חלקו לטובת הארגון וימנע מצב של חוסר תיאום בין העובדים עליהם הוטל ביצוע הפרויקט. שיתוף קבצים דורש גם יכולת להעביר קבצים אל גורמים חוץ ארגוניים כמו חברות איתן יש שיתוף פעולה או מומחים חיצוניים. עבודה כזו מחייבת סנכרון בין גורמים רבים כדי למנוע תקלות ונזקים לעבודה המשותפת.

שיתוף הקבצים חייב להיות אפקטיבי ולאפשר גישה מהירה ויעילה לכל הנוגעים בדבר. לכן חשוב שיהיה ניתן לגשת אליהם גם ממכשירים סלולריים ומטאבלטים ולא רק ממחשבים נייחים או לפטופים. בצורה זו יהיה אפשר לגשת אליהם גם כאשר עובדים נמצאים בחו"ל או מחוץ למשרד וכן תתאפשר גישה לשותפים עסקיים. שיתוף הקבצים חייב לאפשר גם העברת קבצים גדולים ממקום למקום וטיפול אפקטיבי בהם. ההעברה צריכה להיות יעילה ומהירה וכמובן שגם מאובטחת ברמות הגבוהות ביותר כמו חיתום דיגיטלי ממש, וזאת כדי למנוע דליפת מידע לגורמים שאינם מורשים או ליריבים עסקיים. סכנה זו משמעותית במיוחד בעבודה מול שותפים עסקיים ולכן יש למנוע את האפשרות לדליפת מידע ולסגור את הפרצה הקוראת לגנב.

מערכת אפקטיבית לשיתוף קבצים בארגון תכלול את כל המשתמשים המורשים ותעניק להם את היכולת לבצע את כל הפעולות הנדרשות וגם תנמע מאחרים את הגישה למסמכים המסווגים. אלמנט חשוב נוסף בהקשר זה הוא הקמת ארכיון דיגיטלי לארגון, בו יהיו שמורים מסמכים חשובים שהיו חלק מפרויקטים שנעשו. הארכיון חשוב במיוחד כשתצטרכו לשחזר תהליכים מהעבר אם יהפכו שוב לרלוונטיים. שיתוף קבצים נדרש גם לאנשי המכירות, ולא רק לאנשי המקצוע, מאחר שהוא מייעל את עבודתם והמידע המופיע בקבצים הכרחי עבורם כדי להגיע ללקוחות קיימים וחדשים ולנהל משא ומתן על רכישת המוצרים שהארגון שלכם מייצר. הדבר נכון במיוחד לאנשי מכירות חדשים שיצטרכו להכיר את דרכי העבודה של הארגון.

> בעל עסק ומנהל עסקאות אונליין? הכר מושג חשוב – פייפדרייב

הירשמו ליניוזלייטר שלנו

תוכלו לקבל עדכונים חמים ישר מהתנור

אולי יעניין אתכם?

צילום מוצרים לאתרי סחר
שיווק
yarden

צילום מוצרים לאתרי סחר

אם אתם רוצים להציג את המוצרים באתר הסחר שלכם בצורה הרבה יותר מושכת לעין, צילום מקצועי עשוי לעשות את העבודה. אתם רק צריכים לפנות אל

קרא עוד »
איך כותבים קורות חיים
שיווק
yarden

איך כותבים קורות חיים

על פניו כתיבת קורות חיים לא אמורה להיות דבר מורכב ומסובך. מדובר במסמך די פשוט באופן יחסי. אנחנו אמורים לרשום שם את הפרטים האישיים שלנו,

קרא עוד »
מערכת מומלצת של בית חכם
טכנולוגיה
yarden

מערכת מומלצת של בית חכם

אחת המערכות הפופולאריות ביותר להתקנה כיום, הן במבנים פרטיים והן במבנים עסקיים ואחרים, אלו מערכות בית חכם. מדובר על מערכות המאפשרות שליטה על כל מה

קרא עוד »
תקני iso
טכנולוגיה
yarden

תקני iso – התקן בשבילך

תקני iso הם תקנים מורכבים מאד. נדמה שבכל פעם שישנם אנשים המעוניינים להכנס לעולם האיזו קיימת הרתעה כלשהי מאותם תקני iso אך חשוב שכל בעל

קרא עוד »
סרטי תדמית
שיווק
yarden

סרטי תדמית

רוצים ליצור סרטי תדמית לעסק שלכם? חושבים שאתם יודעים איך לגרום ללקוחות שלכם לבחור דווקא במוצרים שאתם מיצרים או מוכרים? אם כן, יש לנו מה

קרא עוד »
דיגיטל
yarden

מאגרי תמונות מומלצים

מאגרי תמונות קיימים כדי לתת לכם גישה מלאה למגוון עצום של קניית תמונות חוקיות, בלי להיחשף לתביעת זכויות יוצרים. למעשה השימוש במאגרי תמונות כה נוח

קרא עוד »
קישורים חיצוניים
שיווק
yarden

איך משיגים קישורים חיצוניים?

אחת מהפעולות החשובות ביותר של כל מקדם אתרים או כל אדם שמעוניין לקדם את אתר האינטרנט שלו היא השגת קישורים חיצונים לאתר. מדוע? התחילו לקרוא

קרא עוד »
מכונות לעיבוד שבבי
כללי
yarden

מי צריך מכונות לעיבוד שבבי?

מרבית התעשיות בעולם, עושות שימוש במכונות עיבוד שבבי. מדובר כאן בהליכי ייצור תעשייתיים. עיבוד שבבי איננו דומה למדפסות כגון תלת מימד או לחילופין ליציקה. מי

קרא עוד »
כללי
yarden

למה אתם חייבים מיתוג עסקי?

כיום אינספור בעלי עסקים כבר מבינים מדוע מיתוג עסקים זהו דבר שיהיה בגדר חובה ופשוט אסור לזלזל בחשיבות שלו. בכל אופן, כל אחד מכם צריך

קרא עוד »